Actualización y levantamiento de los manuales de proceso de las dependencias creadas bajo el decreto 152 de 2016

Para el desarrollo de esta actividad se han realizado los siguientes eventos:

Reunión Inicial en la Oficina de Control Interno de Gestión: En una reunión convocada por la Oficina de Control Interno, el día 27 de abril. En esta reunión La Jefe de Control Interno de Gestión da a conocer la importancia de iniciar con el levantamiento de procesos y procedimientos a las secretarías, subsecretarías y Direcciones creadas por medio del decreto 151 del 14 de abril de 2016, en el cual se describen las funciones de cada dependencia, algunos asistentes manifestaron que no tienen conocimiento del contenido del decreto, para lo cual, la OCIG, se compromete a enviar a los correos electrónicos el dicho documento.

La oficina de control interno de Gestión solicita a cada dependencia enviar al correo OCIG, el nombre del funcionario designado para que sirva de enlace y sea el responsable de liderar junto con su equipo de trabajo, el levantamiento de procesos y procedimientos por cada dependencia.

A continuación, se da a conocer que las actividades para el levantamiento de procesos y procedimiento se dan en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6 de la Ley 872 de 2003, que establece que la Norma Técnica Colombiana de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público, la cual está orientada en un enfoque basado en procesos.

Reunión de Trabajo para evaluar el avance de las dependencias: En una reunión de trabajo pactada para el día 13 de mayo, los responsables de las dependencias entregaron a la Oficina de Control Interno los ajustes que consideraban necesarios que debían incluirse en el Manual de Funciones de la Entidad. Estas sugerencias de cambio fueron llevadas a despacho para su revisión y posterior inclusión en el nuevo Manual de Funciones de la Entidad, de manera adicional se entrego el normograma de bajo el cual se rigen las nuevas dependencias y las funciones que desarrolla cada uno de los funcionarios y contratistas adscritos a cada una las dependencias.

Reunión de trabajo con la Subsecretaria de Paz y Derechos Humanos: Se trabajo en Subsecretaria de Paz y Derechos Humanos, con acompañamiento de la Ingeniera Lorena España como delegada de la Oficina de Control Interno de Gestión, la reunión se realizo el día 7 de junio y se trabajó con la Doctora Stella Torres.

En esta reunión se identificaron los procesos que se desarrollan desde la Subsecretaria y el funcionario responsable. Se acordó una próxima reunión para profundizar e iniciar la caracterización de los procesos identificados. Esta reunión no se ha llevado a cabo debido a la situación anormal de orden público que se ha presentado en el departamento y la cual ha sido atendida por la Subsecretaria de Paz y Derechos Humanos.

Reunión de trabajo con la Secretaria de TIC: Se trabajo en la Secretaria de TIC, Innovación y Gobierno Abierto, con acompañamiento de la Ingeniera Lorena España como delegada de la Oficina de Control Interno de Gestión, la reunión se realizo el día 2 de junio y se trabajó con la Ingeniera Brenda Rivas y la Ingeniera Ana Julia, profesionales de carrera.

Se revisaron los procesos de que apoyo que brinda la Secretaria de TIC, procesos heredados de la antigua oficina de Sistemas. Se considero que estos procesos deben ser actualizados y se vio la necesidad de la identificación de los nuevos procesos que surgen con el lineamiento GANA (Gobierno Abierto Nariño), para la correcta identificación de estos procesos se hace necesaria un reunión con el Secretario Doc. Carlos Córdoba, reunión aplazada por diversos eventos que han impedido la reunión con el Secretario. Se está trabajando en el estado del arte del lineamiento de Gobierno Abierto para la identificación de los macroprocesos de esta secretaria.

Reunión con la Dirección de Turismo: Se trabajo en la Dirección de Turismo, con acompañamiento de la Ingeniera Lorena España como delegada de la Oficina de Control Interno de Gestión, la reunión se realizo 1 de junio. Se trabajo con el equipo de trabajo de la Dirección en la Identificación de los Procesos.

Posteriormente el día 14 de junio se concertó una nueva reunión con el equipo de trabajo de la Dirección de Turismo se adelanto la caracterización de los procesos de la oficina.

Queda pendiente una nueva reunión para trabajar en la diagramación de los procesos de la Dirección de Turismo.



Reunión con la Secretaria de Agricultura: Con la Secretaria de Agricultura, con acompañamiento de la Ingeniera Lorena España como delegada de la Oficina de Control Interno de Gestión, se han realizado tres reuniones de trabajo, en las fechas 29 y 28 de junio y el 5 de julio. Se logro avanzar en la identificación de los macroprocesos y de los procesos, se está trabajando en la caracterización de los procesos.

Reunión con la Secretaria de Gobierno: Con la Secretaria de Gobierno, con acompañamiento de la Ingeniera Lorena España como delegada de la Oficina de Control Interno de Gestión, se han adelantado tres reuniones de trabajo en las fechas 7, 16 y 23 de junio. Se está trabajando en la actualización de los macroprocesos y se ha avanzado significativamente en la identificación de los procesos de la Secretaria de Gobierno.