Supervisión y revisión técnica del primer informe de avance de ejecución del proyecto REHABILITACIÓN DE 800 HECTÁREAS DE CULTIVO DE COCO EN 7 MUNICIPIOS DE LA COSTA PACIFICA EN EL DEPARTAMENTO DE NARIÑO”.

Para este mes se llevó a cabo la primera revisión y primer informe de gestión y avance por parte de la gerencia del pacifico sobre el proyecto mencionado, con miras al primer desembolso de los recursos. La revisión quedo de la siguiente manera:


Presentación informe correspondiente al periodo del 27 de Abril al 27 de Mayo de 2017.

Teniendo en cuenta el primer informe de avance de actividades del convenio No. 1247 – 17 entre la FEDERACIÓN NACIONAL DE PRODUCTORES, COMERCIALIZADORES Y PEQUEÑOS INDUSTRIALES DE COCO “FEDECOCO” Y LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO para la rehabilitación de 800 hectáreas de coco en 7 municipios de la costa pacifico de Nariño, se hicieron las siguientes Verificaciones:

FASE DE ALISTAMIENTO PARA LA INTERVENCIÓN DEL PROYECTO.

1. Incorporación de los recursos al Presupuesto Departamental.
2. Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Se expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No. 2017030116 con fecha del 14 de marzo de 2017, por valor de ($2.250.000.000.oo) MCTE.

Soporte: certificado de disponibilidad presupuestal

Fase pre contractual (Propuesta contratación cooperante).

La propuesta se formula con un enfoque de cadena de valor donde el asistente técnico, el experto y el agricultor intervienen demostrando, informando y capacitando para que le productor comprenda que no actúa como individuo aislado sino que hace parte de un conjunto solidario de agricultores que producen con calidad para el mercado nacional y regional a través de la venta del producto a comercializadores e industriales.

Soporte: propuesta de Fedecoco.

4. Revisión de Estudios Previos y demás documentación del Cooperante para suscripción del convenio.
La revisión de estudios previos se realiza en el mes de abril del 2017, se cumplió a cabalidad con los requisitos exigidos por el DAC (Departamento Administrativo de Contratación).
Soporte: copia de estudios previos

5. Suscripción y Legalización del Convenio entre Gobernación y Cooperante.
El convenio suscripto entre la federación de cocoteros FEDECOCO, y la Gobernación de Nariño, se realizó el día 21 de abril del presente año, en la ciudad de San Juan de Pasto. Se evidencio una inconsistencia en la CLÁUSULA QUINTA.- VALOR Y FORMA DE PAGO, encontrando un error en el segundo desembolso, dando un valor total del convenio por $2,856.328.000.

Soporte: copia del convenio No. 1247-17

6. Firma de Acta de Inicio entre Gobernación y Cooperante (póliza).
El acta de inicio se suscribió entre los cooperantes el día 27 de abril del 2017, y se efectuó el pago de la póliza con la Compañía Aseguradora de Fianzas S.A. Confianza por un valor de $ 3.617.968, No. de póliza GU140883-GU203276 el día 26 de abril de 2017, asegurando al DEPARTAMENTO, DNP, FONADE, Y MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL.

Soporte: copia de acta de inicio, y copia de póliza de cumplimiento.


7. Realización Comité Operativo del Contrato Especifico No.2162979

8. Contrato del Coordinador.
Se contrató al señor Víctor Manuel Mejía Monte Alegre como coordinador del proyecto, con un de salario de cuatro millones pagados por el termino de 4 meses, fecha de inicio del 27 de abril del 2017 al 27 de agosto de 2017.

9. Contrato de profesionales.
Contratos de prestación de servicio profesionales: 4 como Asistentes Agropecuarios, y 3 como supervisores del proyecto (perfiles: jurídico, contador, administrador ambiental), con un salario de $ 3.244.800.oo extremos temporales del 27 de abril al 27 de agosto del año 2017 (4 meses). Zona de ejecución: costa pacífica nariñense.
Nombre de los contratistas:
Otto marco Saya
Cristian Jair Cortes Matinez
Cesar Antonio Quiñones Portocarrero
Rubén Darío Rodríguez Aguiño
Lisset Vanegas García
Aura Liliana Palacios Caicedo
Marcos Castillo

10. Contratos de técnicos.
Se contrató a 8 técnicos, con un salario de $ 2.500.000 cada uno, extremos temporales del 27 de abril al 27 de agosto del año 2017 (4 meses). Zona de ejecución: costa pacífica nariñense

Nombre de los contratistas:
Lidia Flor Becerra Olaya
Fernando Antonio Quiñones
Darlyn Yesenia Miranda
Alexander Cuero Hurtado
Jeferson Grueso Valencia
Hoover Antonio Segura
Davian Leonardo Guerrero
Yhoon Berny Vasques

11. Contratos de Agricultores Calificados.
Se contrató a 11 agricultores, por un salario de $1.150.000 cada uno extremos temporales del 27 de abril al 27 de agosto del año 2017 (4 meses). Zona de ejecución: costa pacífica nariñense.

Nombre de los Agricultores:
Orlando Ospina
Viviana Montaño Mojarrango
Jhon Francisco Vidal Enrrique
José David Pinillo
Cesar valencia Preciado
José Mercedes Guerrero
Diego Lizardo Angulo Valencia
Jaime Eulise Vidal Montaño
Julio Obregon Clevel
Wendy Melissa Cortes
Segundo Rosel Castillo Preciado

Soporte: copia de los contratos de prestación de servicios y copia de los pagos de la seguridad social


FASE DE REHABILITACIÓN DEL PROYECTO

1. Reuniones de socialización del proyecto
Se realizaron 16 socializaciones de acuerdo al POA e informe presentado por Fedecoco, más otras dos que fueron realizada con los representantes de UMATAS, la junta directiva de Fedecoco, que en total sumarian 18 socializaciones.
Acta No.1: desarrollada y firmada en el municipio de Francisco Pizarro, en la cual asistieron 49 beneficiarios.
Acta No. 2: desarrollada y firmada en el municipio de Mosquera, en la cual asistieron 73 beneficiarios.

Acta No. 3: desarrollada y firmada en el municipio de Olaya Herrera, en la cual asistieron 50 beneficiarios.
Acta No. 4: desarrollada y firmada en el municipio de La Tola, en la cual asistieron 50 beneficiarios.
Acta No. 5: desarrollada y firmada en el municipio de El Charco, en la cual asistieron 77 beneficiarios.
Acta No. 6: desarrollada y firmada en el municipio de Santa Bárbara de Iscuande, en la cual asistieron 49 beneficiario.
Acta No. 7: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Bocas de Curay- Acapa Ensenada, en la cual asistieron 34 beneficiarios.
Acta No.8: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Tablón Dulce, en la cual asistieron 30 beneficiario.
Acta No. 9: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Bajo Buenos Aire- Tablón Salado, en la cual asistieron 40 beneficiarios.
Acta No. 10: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Imbilpi, en la cual asistieron 26 beneficiario.
Acta No. 11: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Guayaba- Rio Mejicano, en la cual asistieron 60 beneficiario.
Acta No. 12: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda san Agustín - Rio Gualajo, en la cual asistieron 78 beneficiarios.
Acta No. 13: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda la Quinta - Rio Rosario, en la cual asistieron 50 beneficiario.
Acta No. 14: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Buchely Carretera, en la cual asistieron 15 beneficiarios.
Acta No. 15: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda el Progreso- Bajo Mira y Frontera, en la cual asistieron 18 beneficiario.
Acta No. 16: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda San juan- Acapa, en la cual asistieron 35 beneficiarios.
Acta No. 17: desarrollada y firmada en el municipio de Tumaco vereda Chajal- Rio Chagui, en la cual asistieron 60 beneficiarios.

Soportes: copia de 17 actas, y copias de 20 planillas de asistencias

COMPONENTE TECNICO DEL PROYECTO

2. Socialización a la Unidad Técnica en aspectos operativos y administrativos del convenio.
Se realizó una socialización el día 19 de mayo del 2017 en las instalaciones de Fedecoco, en la cual asistieron: Directiva de Fedecoco, el equipo de supervisión, funcionarios de la Gobernación de Nariño- Gerencia el Pacifico, profesionales, Agricultores Calificados y técnicos contratados; la cual tenía como objetivo en primera instancia la presentación del equipo técnico y además la articulación de los equipos y definir compromisos de parte y parte.

Soportes: Planilla de asistencia y registro fotográfico

3. Visitas Técnicas a Fincas.
Se revisaron los formatos de visita técnica del convenio 1247 – 17 del proyecto de rehabilitación de 800 hectáreas de cultivos de coco en 7 municipio de la costa pacífica en el departamento de Nariño; En el cual se encontró, algunas inconformidades como:
-En el listado de chequeo de dicho formato, se verifico que algunas casillas estaban marcadas con X en la opción NO y a la vez dicha actividad se encontraba registrada como realizadas, habiendo inconsistencia en el diligenciamiento del formato de visita. Actividades descritas a continuación: Pago de jornales en adecuación de drenaje, trazado, hoyado, limpia, y siembra y semillas reportadas para pago. Por lo anterior se puede concluir que no se debe tomar como pago de jornales y otras actividades relacionadas, ya que aparecen marcados con X en la casilla NO.

Soportes: Formatos de visitas técnicas y registro fotográfico.



4. Adquisición y Entrega Kits de Herramientas (1 machete- 1 pala - 1 Lima y 1 Hacha)
Esta actividad no se ha realizado, es decir que no se ha hecho entrega de dichas herramientas; pero en la revisión documental de los formatos de visita técnica aparecen algunos marcados en las casillas, evidenciado dicha entrega de las mismas, pero el coordinador dejo claro que dichas casillas marcadas como pago no se llevaron a cabo aun, mas bien lo consideran error de algunos técnicos.

5. Adquisición y entrega de semilla
Según el primer informe de avance del convenio presentado por FEDECOCO, hasta la fecha hay un reporte de entrega de 180 semillas, por cada beneficiario de las 207 visitas técnicas realizadas en los 7 municipios de cobertura, lo cual da un total de 23.147 semillas entregadas. Al hacer la revisión física de las fichas técnicas, esta cifra no coincide, puesto que aparecen consignadas un total de 18.805 semillas entregadas; es decir hay un margen de diferencia bastante significativo de 4.342 semillas, lo cual representa un hallazgo importante.

6. Transporte de material Vegetal
En el informe de avance, se reportan las mismas cantidades del ítem anterior de entrega de semillas, pero estos valores no aparecen consignados en las fichas técnicas. Es decir, para fedecoco el ítem del número de semillas reportadas para pago son las mismas semillas transportadas al sitio definitivo aunque este último ítem de transporte no parece en el formato técnico.

7. Jornales control de malezas
El reporte del informe inicial, arroja un dato de 808 jornales en control de maleza, eso nos indica que lo reportado en la ficha técnica son datos precisos ya que coinciden con la información consignada en el avance a través de las fichas tecnica.

8. Jornales de trazado y estaquillado
En este ítem los datos no coinciden ya que en el informe inicial presentan un total de 381 jornales y en la verificación de las fichas técnicas se encontró un registro de 416 jornales; teniendo así una diferencia notaria de 35 jornales.

9. Jornales de adecuación de drenajes
De los 16.000 jornales de adecuación que se espera implementar en el transcurso del convenio, hasta la fecha han reportado 2.020 en el informe inicial; no obstante en las fichas técnicas revisadas se encontraron 1.964 jornales, dando como diferencia 56 jornales entre el primer informe presentado por FEDECOCO y los formatos de visita.

10. Jornales Ahoyado y siembra
Al realizar la revisión física de las fichas se encontró 584 jornales y en el informe de FEDECOCO 508 jornales, teniendo una diferencia de 76 jornales.


OBSERVACIONES DEL COMPONENTE TECNICO DEL PROYECTO.

11. Visitas Técnicas a Fincas.
Una vez revisadas el total del número de visitas técnicas se puede concluir que estas corresponden al total reportado por fedecoco para el primer informe para un total de 207 visitas, las cuales se encuentran soportadas en los formatos de visitas en su totalidad.




12. Adquisición y Entrega Kits de Herramientas (1 machete- 1 pala - 1 Lima y 1 Hacha).
En este item se recomendó a fedecoco marcar realmente las casillas una vez que se entreguen las herramientas, de lo contrario deben aparecer sin entrega realizada, ósea no marcadas.

13. Adquisición y entrega de semilla
En este item al igual que en el anterior se recomendó a fedecoco que las casillas que aparecen con la letra X sean plasmadas en números y con la cantidad real.

14. Transporte de material Vegetal
No hay recomendación específica para este item debido a que el mismo esta relacionado con la entrega de las semillas.

15. Jornales control de malezas
No se dieron recomendaciones para este item ya que se encuentra correctamente evidenciado y corroborado.

16. Jornales de trazado y estaquillado.
en la primer revisión de los formatos se evidencio un mayor numero de jornales comparado con el reporte de fedecoco el cual tenia un reporte menor, se sugirió que ambos reportes deben coincidir.

17. Jornales de adecuación de drenajes.
En este item la revisión técnica de los formatos reportaron una diferencia muy amplia con respecto al reporte de fedecoco, se recomendó revisar bien las fichas técnicas para que ambos reporten coincidan.

18. Jornales Ahoyado y siembra
En este item aparecen en los reportes de las visitas técnicas un número mayor al reporte de fedecoco en el informe, por tal razón se recomendó que ambos reportes tanto en físico como en el reporte de fedecoco deben coincidir.

ANEXO: El formato donde aparecen las cantidades reportadas en el informe es diferente en el otro formato donde aparecen las cantidades por veredas y consejos, es decir, hay un rubro de resiembra que aparece en una fila pero ese rubro de resiembra no aparece en los formatos de visitas, por lo tanto se recomendó que en todos los formatos tanto de las visitas como de los reportes digitales los formatos con las actividades deben ser iguales y ser muy detalladas cada una de las actividades en ambos formatos ser iguales.


CAPACITACIONES

1. Capacitación de la Unidad Técnica: Se realizó una capacitación el día 19 de mayo del 2017 en las instalaciones de Fedecoco, en la cual asistieron: Directiva de Fedecoco, profesionales, Agricultores Calificados y técnicos contratados, en ella se trataron temas sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la articulación de los equipos técnicos, tanto de fedecoco como de la gerencia del pacifico.

2. Ficha Técnica Rehabilitación cultivo cocotero: ninguna actividad con respeto a esta obligación.

3. Elaboración de vallas: ninguna actividad con respecto a esta obligación

4. Realización de Comité Técnico del Convenio
Soporte a cargo del ingeniero Oscar Álzate.

5. Informe Final Técnico, Administrativo y Financiero
Este informe corresponde al que enviara fedecoco al señor OSCAR ALZATE para posterior revisión y envió final a FONADE y entidades relacionadas con el mismo.


CONCLUSIONES A CARGO DE LOS SUPERVISORES
Se concluye que una vez revisada toda la información soportada se evidencio que en algunas actividades específicas coincidían con el reporte de los técnicos y el reporte de las planillas, mientras que en otras no coincidían. Para esto una ves revisadas y soportadas se recomendó a fedecoco primero que en conjunto con el equipo técnico de fedecoco definan unos parámetros específicos de como marcar correctamente los formatos técnicos y que además los reportes de los técnicos deben coincidir con las fichas técnicas. Por otra parte todos los documentos de contratación y pago de seguridad de social están al dia. Toda la parte financiera esta acordó a lo estipulado. En general la revisión fue positiva en el sentido de que permitió corregir aspectos mínimos y sencillos en papelería y documentación y se evidencia de que ya hay avance significativo.


PLAN DE MEJORA:
El plan de mejora recomendado tiene que ver exclusivamente con los formatos que se manejan, es decir, hay que unificar criterios con todo el equipo técnico de fedecoco y que se reporte realmente las actividades ejecutadas en cada una de las actividades realizadas. Realizar la solicitud de la modificación de la cláusula quinta (forma de pago) del convenio.

8. TITULO DE LA ACTIVIDAD: Acompañar la Mesa regional Forestal y de la Guadua, y apoyar en la gestión de los compromisos que resulten en la mesa correspondientes a la Gobernación de Nariño.