La Secretaria General del Departamento, tiene a su cargo la custodia y manejo del Archivo Central de la Gobernación y General del Departamento, esto conforme a la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del patrimonio cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos entre otros son los pilares de la normatividad aplicada a los documentos y fundamento de la política archivística.

Los Archivos tienen la resposabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento paara todos los sectores de la comunidad; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnológia y otras disciplinas. Si los archivos están organizados, las entidades estatales tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas. Así mismo fortalecen la implementación de las estrategias que se privilegian en los Planes de Desarrollo pues son centros y sistemas de información que inciden de manera transversal en todas las estrategias.

Las dependencias de la Gobernación que a continuación se relacionan dando cumplimiento a la normatividad archivística realizo las transferencias documentales al Archivo Central así:

Despacho Gobernador (Serie Documental: Decretos y Resoluciones – Total: 24 Tomos

Secretaria de Agricultura: Serie Documental: Resoluciones vigencias 2006 – 2014), 3 libros empastados – 3 carpetas

Oficina Control Interno Disciplinario - Serie documental: Procesos Disciplinarios – Total: 330

Oficina Control de Gestión: Informes de Auditoría, Informes de Gestión, Evaluación, Planes de Mejoramiento, Actas de Empalme: 84 carpetas.

Subsecretaria de Talento Humano: Serie Documental: Historias Laborales – Total: 62 – Serie Documental: Comunicaciones Oficiales: 8 carpetas.

Oficina Jurídica: Serie Procesos Judiciales: Total 137
Está en proceso de revisión la transferencia del Despacho del Señor Gobernador, Programa SI SE PUEDE: Total 500 carpetas.

Se realizando la organización y marcación de 1906 expedientes laborales de ex funcionarios de la Gobernación de Nariño, las cuales fueron ubicadas en 56 cajas archivadoras.

Se expidió la Circular No. 05 de febrero, por medio de la cual se informa a las dependencias que se brindará asistencia técnica y apoyo sobre el manejo de los archivos de gestión y revisión de la información de vigencias anteriores que no se han transferido al Archivo Central.

Se realizo jornada de Capacitación con el personal de la Subsecretaria de Tránsito, Inspectores Sedes operativas, Subsecretaria de Rentas sobre el manejo de su archivo de gestión, organización de los expedientes todo esto teniendo en cuenta el principio de orden original. Así mismo se ha estado realizando visitas a las dependencias brindando asistencia sobre la organización de los archivos.

Se han atendido diferentes solicitudes verbales (copia de decretos y resoluciones de docentes, actas de posesión, ordenanzas de creación de municipios, reglamentos de hospitales, comprobantes de egreso y órdenes pago de fiducia, registro de diploma), las cuales para dar agilidad no se hace radicar solicitud y se entrega el documento de inmediato.

Se ha dado respuesta a los requerimientos que han realizado los Fondos de Pensiones, Contraloría Departamental, entes de control, juzgado, Fiscalía General de la Nación y usuarios en general.

Los diferentes fondos de pensiones solicitan al Archivo Departamental certificados laborales con el fin de confrontar la información laboral de quienes están tramitando sus pensiones de jubilación, por ello se expiden certificados los cuales se envían a la Subsecretaria de Talento Humano para que se expida el certificado de bono pensional en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En los meses de Enero a Marzo el Archivo ha expedido 88 certificaciones laborales para bonos pensionales solicitadas por los ex funcionarios de la Gobernación, Licorera, Indernariño, Docentes, Infinar y 22 certificaciones laborales para confirmaciones laborales las cuales fueron solicitadas por CENISS y los diferentes Fondos de Pensiones.
El Decreto No. 2578 de 2012, reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se define como como una instancia de cooperación interinstitucional que busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del país. A nivel Territorial como instancia asesora esta el Consejo Departamental de Archivos creado mediante Ordenanza 020 de 1997 (modificada por la Ordenanza 010/13), responsable de articular y promover el desarrollo de la función archivística en el Departamento de Nariño.

El Consejo Departamental es liderado por la Secretaria General del Departamento y la Secretaria Técnica es la Profesional Universitario del Archivo General, se ha iniciado el proceso de concientización sobre el cumplimiento de la normatividad archivística por ello se expidió la Circular No. 01 /16, dirigida a los Alcaldes y a las diferentes entidades públicas y privadas de orden departamental y municipal a quienes se les recuerda el cumplimiento de la normatividad archivística y se les solicita información sobre el personal encargado de los archivos, esto para tener comunicación con ellos para jornadas de capacitación que se programará (hasta 30 de marzo 26 municipios han enviado la información solicitada)

Se ha realizado asesorías vía correo electrónico a funcionarios de archivo de los municipios con relación al cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

Se realizo desplazamiento a los municipios de Colón Genova y el Peñol para brindar asesoría y acompañamiento en materia archivística al personal de dichas entidades, en donde se realizo visita a cada una de sus dependencias, se realizo entrevista con los funcionarios, se reviso como están organizando sus expedientes y se dio sobre diferentes inquietudes sobre el manejo archivístico de los documentos que se producen en la Alcaldía y se realizo la jornada de capacitación.

Colón Génova (4 de marzo)

El Peñol (10 de marzo) se realizo la instalación del Comité Interno de Archivo reunión en donde se conto con la presencia del señor Alcalde.